Belediyeler tarafından hazırlanan 2020-2024 Stratejik Planları ve ilgili dokümanları incelediğimizde 5 temel hatayla karşılaşırız. Bu hatalar idarelerin beş yıl boyunca uygulama, izleme, raporlama ve değerlendirme süreçlerini zorlaştırmakta ve stratejik planı prosedür haline dönüştürmektedir. İşte stratejik planlarda yapılan beş temel hata;

1. Her birim için stratejik amaç ya da stratejik hedef belirlemek

Birçok belediyenin stratejik planında karşılaşılan hatalarından biri birimlerin görevlerini stratejik amaç ya da stratejik hedefe dönüştürmektir. Oysaki ortak amaca yönelik gelişim alanları belirlenerek stratejik amaçlar ve hedefler oluşturulmalıdır. Stratejik amaçların sayısı biri “Kurumsal Gelişim” olmak üzere en fazla yedi olmalıdır. Stratejik hedefler ise her bir stratejik amaç için en az 2 en fazla 5 olmalıdır. Onlarca stratejik amaç ve stratejik hedef belirlemek uygulama sürecini zorlaştırmaktadır. Stratejik planı, strateji belgesi olmaktan çıkararak iş listesine dönüştürür.

2. Performans göstergelerinin hatalı, yetersiz ve çok sayıda olması

Performans göstergeleri stratejik hedefe ne kadar yaklaşıldığını ölçmek için kullanılmaktadır. Örnek vermek gerekirse; matematik dersindeki başarını arttırmak isteyen bir öğrencinin belirleyeceği performans göstergesi, “Resim Dersinden Alınan Not” olmamalıdır. Matematik dersindeki başarısını ortaya koymak için “Günde Çalışılan Matematik Dersi Süresi” ya da “Ayda Bitirilen Test Kitabı Sayısı” gibi göstergeler amacı ortaya koymaktadır ama gerçek sonucu vermez. Bu nedenle başarıyı ölçmek için doğru ve yeterli sayıda performans göstergesi belirlenmelidir. Her bir stratejik hedef için en az 1 en fazla 5 performans göstergesi yeterlidir.

3. Performans hedefinin çaba gerektirmemesi

Performans göstergesinin hedefi; kullanılacak kaynak, yürütülecek iş ve projeler sonucunda ulaşılmak için çaba harcanan bir değer olmalı ve motive etmelidir. Az önceki örneğimiz üzerinden durumu anlatacak olursak, matematik ders notu 2 olan bir öğrencinin kendisi için kolaylıkla başarabileceği 3’ü belirlemesi motive edici değildir. Potansiyeli ortaya çıkaracak, motive edecek performans hedefi belirlenmelidir.

4. Gelişimi ölçmek yerine hedef/sonuç karşılaştırması

Performans göstergeleri belirlendikten sonra göstergenin mevcut değeri stratejik planla kayıt altına alınmaktadır. Gelecek beş yıl boyunca da bu göstergenin gelişim hedefi planlanır. Durumu örneğimiz üzerinden anlatalım. Matematik ders notunu 2 olan öğrencimizin hedefi, notunu 4 yapmak olsun. Yılsonunda da ders başarısı 3 gerçekleşsin. Şayet hedef sonuç karşılaştırması yaparsak %75 başarılı olarak değerlendiririz. Gelişimi ölçersek başarı oranımız %50’dir. Stratejik planın başarısı gelişim ölçümü şeklinde yapılmaktadır. Bu nedenle performans göstergesi hedefi belirlenirken kümülatif değer yazılmalıdır.

5. Gerekli durumlarda güncelleme/yenileme yapılmaması

Stratejik plan bazı durumlarda güncellenmeli ya da yenilenmelidir. Aksi takdirde amacını kaybeder. Stratejik planın yenilenmesine neden olan durumlar şunlardır: Kurumsal yapıda meydana gelen değişiklikler, yeni bir birimin açılması, birleştirilmesi ya da kapatılması. Dış çevrede meydana gelen ve öngörülemeyen değişiklikler. Kaynak kullanımı ya da hedefleri değiştirmeyi gerektiren özel durumlarda stratejik plan güncellenmelidir. Stratejik planın yenilenmesi yani yeniden hazırlanmasını gerektiren durumları ise belediyenin yetki, görev ve sorumluluk alanlarında değişiklik meydana gelmesi ya da üst yöneticinin değişmesidir. Stratejik plan güncelleme/yenilemeleri meclise sunulmak zorundadır. Bu durumlar söz konusu değilse yerel seçimleri takip eden 6 ay içerisinde hazırlanarak, belediye meclisine sunulan stratejik plan beş yıl boyunca uygulamadadır.

Bu konuyla ilgili sağladığımız destekleri incelemek için Stratejik Yönetim Danışmanlığı sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.