İdare faaliyet raporu; ilgili idare hakkındaki genel bilgilerle birlikte; kullanılan kaynakları, bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerini, varlık ve yükümlülükleri ile yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgileri de kapsayan malî bilgileri, stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyetleri ve performans bilgilerini içerecek şekilde düzenlenir.

Stratejik Yönetim Döngüsünde Faaliyet Raporunun Önemi

Stratejik plan orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı ifade ederken; performans programı stratejik planlarıyla uyumlu olarak bir mali yılda yürütülecek faaliyetlerini, faaliyet ve proje bazında kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren, idare bütçesinin ve faaliyet raporunun hazırlanmasına esas teşkil eden programdır.

Faaliyet raporları, kamu kaynaklarının nasıl kullanıldığını, belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını ve sunulan hizmetlerin etkinliğini kamuoyuna şeffaf bir şekilde açıklamayı amaçlar.

Faaliyet raporu; hesap verme sorumluluğunun gerçekleşmesini sağlayan öz değerlendirme aracıdır.

Faaliyet Raporu Hazırlamak Zorunlu Mu?

Faaliyet raporlarının yasal dayanağını 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 41. maddesinde yer alan “Üst yöneticiler ve bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkililerince, hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, her yıl faaliyet raporu hazırlanır. Üst yönetici, harcama yetkilileri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını esas alarak, idaresinin faaliyet sonuçlarını gösteren idare faaliyet raporunu düzenleyerek kamuoyuna açıklar…” hükmü oluşturmaktadır.

Buna istinaden 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 56. maddesinde “Belediye başkanı, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen biçimde; stratejik plân ve performans programına göre yürütülen faaliyetleri, belirlenmiş performans ölçütlerine göre hedef ve gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini ve belediye borçlarının durumunu açıklayan faaliyet raporunu hazırlar.” şeklinde hükme bağlanmıştır.

Vatandaş Yönünden Faaliyet Raporu Ne Anlama Geliyor?

 Belediyelerin faaliyet raporları, kamu kaynaklarının etkin, ekonomik ve verimli kullanımını sağlayarak şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkelerini hayata geçirmeyi amaçlar. Bu raporlar, belediyelerin mali yıl içerisinde gerçekleştirdiği faaliyetlerin detaylı bir şekilde analiz edilmesini, stratejik plan ve performans programında belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının değerlendirilmesini ve kamuoyuna açık bir şekilde sunulmasını sağlar. Böylece belediyelerin yönetim süreçleri üzerindeki toplumsal güven artırılmakta ve vatandaşlara hesap verme sorumluluğu yerine getirilmektedir.

Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporu İlişkisi

Faaliyet raporları, stratejik yönetim döngüsünün bir parçası olarak, geçmiş yılın performansını değerlendirirken geleceğe yönelik stratejik kararların alınmasına da ışık tutar. Stratejik planlama sürecinde belirlenen hedeflere yönelik gerçekleşme durumu, sapmalar ve bunların nedenleri analiz edilerek, performans yönetiminde sürekli iyileştirme sağlanır. Bu sayede, belediyeler, hizmet kalitesini artırma ve kaynakları daha etkin kullanma fırsatı bulur.